Система канбан: гибкая и простая методология управления проектами

16 December 2020 Комментариев нет
Система канбан: гибкая и простая методология управления проектами

От эффективного управления проектами в digital зависит соблюдение дедлайнов, результат, а значит и прибыльность бизнеса. Чтобы наладить взаимодействие внутри команды и работу с заказчиком, компании применяют разные методы проектного менеджмента. Один из них — канбан. Что значит это непонятное слово и какие идеи за ним стоят? Мы расскажем подробнее.


Что такое канбан? 

Kanban — это элемент agile-философии. Это метод улучшения процессов в командах разработчиков, маркетологов и других digital специалистов. Основные идеи включены в Манифест гибкой разработки ПО: 

  • Люди важнее, чем инструменты;

  • Качество ценнее документации;

  • Стремление и готовность к изменениям важнее, чем любой план;

  • Взаимодействие с клиентом важнее формального контракта. 

Цель методологии канбан — создавать качественный продукт в запланированные сроки. 

Работа в kanban начинается с визуализации. Процессы должны быть видны всей команде. Для этого используют карточки, набор цветных стикеров или онлайн сервисы аналогичные Leantime. 


Доски канбан: что это и как работает?  

Это ключевой элемент методологии. Их используют в Scrum и Kanban. Каждый член команды имеет доступ к доскам, чтобы видеть, на каком этапе работы находится важная задача. Канбан доска может быть виртуальной или реальной. Стандартный пример это интерфейс программы Trello. Здесь отображается список дел. 


Как работает канбан в проектах? 

В каждом проекте по маркетингу или разработке процесс можно разделить на несколько этапов. Чтобы работать в методе канбан, проанализируйте процесс и разделите его на стадии. Каждому этапу соответствует один столбец. Их названия и количество зависят от специфики проекта. Важно чтобы сохранить последовательность столбцов. Так в работе будет состояние потока, а это ключевая особенность канбан. 

На доске задачам соответствуют канбан-карточки. На них пишут название задачи и короткий комментарий. Важно сделать описание понятным, лаконичным и однозначным. Карточку постепенно перемещают по доске вправо по мере того, как задача переходит на новые этапы. 

Доски канбан можно использовать для ведения нескольких однотипных проектов. В таком случае есть два варианта: 

  • разделить рабочее пространство на несколько досок;

  • использовать одну доску, а задачи для каждого проекта отмечать определенным цветом. 

Доска дает возможности для анализа процессов. Все члены команды видят, какие задачи задерживаются. Имея эту информацию, можно скорректировать подход к работе. 

Вторая функция канбан досок — показать вклад в общее дело каждого члена команды. 

Канбан сочетает элементы agile и lean подходов. Четких границ между тремя подходами нет. Все они используют большой набор принципов, техник и приемов, которые можно комбинировать с учетом особенностей проекта. 


Почему так важна визуализация в проектах с канбан? 

канбан метод визуализация

Визуализация процессов помогает отслеживать поток, видеть процесс в целом и его отдельные элементы. Вы увидите, как изменения отражаются на результате. 

Работая в методике канбан, определите, сколько задач команда может выполнять одновременно. Для каждого из этапов эта цифра отличается. Например: на стадии написание может быть до десяти статей, а в проверке максимум три. 

Визуализация помогает правильно оценить возможности команды и выбрать оптимальный темп работы. 


Почему важен поток и как его добиться? 

Мы упомянули про состояние потока. Это ситуация, когда задачи динамично передвигаются из одной колонки в другую. Благодаря потоку команда сможет: 

  • заметно улучшить качество продукта;

  • экономить ресурсы и время на проект;

  • уменьшить затраты на продукт и его себестоимость;

  • увеличить продуктивность. 

Поток может остановиться. Что делать в таких случаях? Сначала определите, на какой стадии задачи задерживаются. Это может быть этап редактуры текстов или тестирования. Затем нужно понять и устранить причину. Например, наняв еще одно редактора или тестировщика ПО.  

Помните, что многозадачность не согласуется с принципами канбан. У каждого члена команды должен быть лимит по числу задач. 

Учитывайте, что у канбан подхода есть и свои недостатки. Это всего лишь инструмент и он не может быть идеальным. У канбан три основных недостатка: 

  • чем больше команда, тем ниже его эффективность;

  • он не подходит для проектов со сложным процессом работы;

  • в этом методе почти нереально долгосрочное планирование. 

Выводы

Внедрение канбан в проектах требует серьезного уровня самодисциплины от всех участников. Принципы работы здесь простые, но их важно придерживаться. Чтобы использовать канбан продуктивно, разделите проект на этапы и определите возможности команды, срок необходимый для каждой задачи.  

Используйте канбан с инструментом Leantime, чтобы реализовать проекты даже в режиме удаленной работы. 

Команда Host4Biz обеспечит вам надежный хостинг и инструменты из пакета Business Box для эффективной удаленной работы.