Jak zorganizować pracę zdalną? Reguły gry i przydatne narzędzia

Z powodu globalnych zmian, przez które przechodzi świat, praca zdalna z modnego trendu zmieniła się w konieczność. Potrzeba wdrożenia narzędzi do pracy zdalnej stanęła przed większością firm, i to nie tylko w branży IT. 

Zmienia się też podejście do budowania infrastruktury IT firmy. Rośnie zapotrzebowanie na usługę wynajmu serwerów wirtualnych (VDS). 

Jak zapewnić skuteczną pracę i stabilność wszystkich systemów firmy? Opowiemy o zasadach i narzędziach, które pomogą Tobie i Twojemu biznesowi w niełatwej sytuacji. 

Praca zdalna. Na czym polega trudność? 

Zadanie, o którym mówimy, nie jest wyłącznie techniczne. Odpowiedź na pytanie, jak zorganizować zdalną pracę pracownika przez internet, składa się z dwóch części. Pierwsza to zasady i organizacja procesu. Druga to same rozwiązania techniczne. Przejście na nowy model wymaga nie tylko szybkiego przeszkolenia pracowników, ale i przestrzegania nowych reguł pracy. 

Dotkniemy obu części. 

Rady dotyczące pracy zdalnej: jak zarządzać, co robić, a czego nie  

Na początek pożegnajmy dwa mity, które przeszkadzają rozwiązać problem: 

• Mit pierwszy — poza biurem pracownicy na pewno będą się obijać. A jak jest naprawdę? Jeśli postawisz cele i wyjaśnisz zasady pracy zdalnej w nowych warunkach, pracownicy będą znacznie skuteczniejsi. Udowodniły to tysiące firm, które przeszły na taki tryb w 2019 roku i wcześniej. 

• Mit drugi — zorganizowanie procesów zdalnych bez utraty skuteczności jest niemożliwe. A w rzeczywistości? Wszystko zależy od menedżera! Nawet pracę firm produkcyjnych i handlowych da się w znacznym stopniu przenieść w tryb zdalny. 

Jak więc zarządzać zdalnym zespołem, który bywa rozrzucony po różnych dzielnicach, miastach, a czasem i krajach? 

Ustal jasne zasady pracy i trzymaj się ich

Praca zdalna to nie chaos. Wymaga od pracowników samodyscypliny i świadomości. Ale samodyscyplina pojawi się tylko wtedy, gdy będzie jasny porządek i jasne zasady. Przemyśl rozkład pracy i zasady etykiety. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą: 

• Jakie są ramy czasowe ich dnia pracy? 

• Z jakich środków komunikacji korzysta zespół? 

• Jak zapewnić rzeczywisty dialog podczas spotkań online? Jakich zasad trzeba przestrzegać? 

• O jakiej porze można pisać i dzwonić do współpracowników? 

Cały zespół powinien też korzystać ze wspólnego narzędzia do stawiania i kontroli zadań albo z CRM-a. Komunikowanie się wyłącznie przez prywatne wiadomości i liczenie na pamięć to droga do chaosu i spadku produktywności. Koniecznie przekazuj pracownikom informacje o zadaniach, za które każdy z nich odpowiada osobiście. 

Stwórz strategię komunikacji z pracownikami 

Poinformuj pracowników, w jakiej formie i jak często mają składać raporty, jak często będą się odbywać spotkania ogólne i spotkania online jeden na jeden. Ustal zasady pracy z codziennymi zadaniami. Pracownicy muszą rozumieć, które sprawy są priorytetowe. To podniesie produktywność. 

Daj zespołowi narzędzia pracy 

Upewnij się, że każdy członek zespołu ma dostęp do wszystkich potrzebnych narzędzi. Ich lista bywa dość długa: 

• firmowy e-mail;

• system obiegu dokumentów;

• chmurowe przechowywanie plików;

• usługa do wideokonferencji;

• czat roboczy;

• planer zadań;

• konto w CRM i tak dalej. 

Nie zapomnij o integracjach. Większość tych usług da się połączyć we wspólny system. Wiele operacji można też zautomatyzować. To oszczędzi mnóstwo czasu. 

Skupiaj się na celach 

Przy pracy zdalnej krytycznie ważne jest pamiętanie o celach. Muszą być zrozumiałe, mierzalne i ograniczone w czasie. Nieważne, co i w jakim rytmie robi pracownik. Jeśli on i cały zespół osiągają postawione cele, jest dobrze. 

Zadbaj o nieformalną komunikację 

Daj pracownikom możliwość rozmowy o czymś innym niż praca. W biurze ludzie często zbierają się przy dystrybutorze wody albo w palarni. Nie próbuj się pozbywać takich miejsc przy pracy online. Lepiej stworzyć kontrolowany kanał na tematy nierobocze i zwykłe żarty. 

To będzie sprzyjać zgraniu zespołu mimo odległości. A gdy kwarantanna i okres wymuszonej izolacji się skończą, będziecie mogli umówić się na nieformalne spotkanie zespołu. 

Stawiaj zadania zwięźle i jasno 

Zawsze istnieje ryzyko, że wykonywanie zadań zmieni się w omawianie zadań. Dlatego nie przeciągaj korespondencji i rozmów, a do konferencji i spotkań online przygotowuj się wcześniej. Wysyłaj wszystkie maile rano i wkładaj wszystkie potrzebne informacje w jedną wiadomość. 

Kontroluj skuteczność

Śledź, jak pracuje każdy członek zespołu. Zbieraj informacje zwrotne o tym, dlaczego te czy inne zadania nie zostały wykonane na czas. I koniecznie ustal odpowiedzialność za niewykonaną pracę. 

Od zasad przejdźmy do rozwiązań technicznych.

Narzędzia do pracy zdalnej  

Co wchodzi w skład zestawu narzędzi i usług do skutecznej pracy zdalnej? Lista bywa różna w zależności od specyfiki biznesu. Najczęściej obejmuje: 

• komunikator (Telegram, Slack, Viber i tym podobne);

• narzędzia do rozmów wideo z udostępnianiem ekranu (Zoom, Google Hangouts, Skype i inne);

• zdalne korzystanie z ekranu i zdalny dostęp do pulpitu (tu nadal TeamViewer);

• system stawiania zadań i zdalnego zarządzania projektami (Jira, Asana, Trello, Basecamp, YouTrack);

• usługi chmurowe do przechowywania dokumentów i pracy nad nimi;

• CRM i tak dalej. 

Teraz porozmawiajmy o konkretnych narzędziach: 

Komunikator roboczy — Telegram 

Alternatywy: Skype, Slack, Discord

Jeden z najpopularniejszych komunikatorów; działa na wszystkich systemach operacyjnych, w wersji mobilnej i desktopowej. Jedyny minus to brak obsługi rozmów wideo — ważnego elementu pracy zdalnej. 

Rekompensuje to plus: Telegram jest całkowicie bezpłatny dla dowolnej liczby uczestników. 

Komunikator Slack 

Alternatywa dla Telegrama 

Dostępny w kilku wersjach (wersja webowa i program kliencki do instalacji na smartfonie lub komputerze). Slack ma trzy plany taryfowe. Zespołowi do 20 osób wystarczy bezpłatny. Jeśli potrzebujesz zaawansowanych ustawień dostępu dla każdego użytkownika, większej liczby integracji z zewnętrznymi usługami i pojemniejszego archiwum, polecamy przejście na wersję płatną (opłata z góry za rok jest korzystniejsza). 

Usługi Google — jedna z najlepszych opcji do pracy nad dokumentami 

Alternatywy: DropBox (częściowo), Office 365, Apple iWork. 

Działa na Windowsie i Androidzie 

Google oferuje bezpłatny i bardzo wygodny zestaw usług webowych do pracy nad prezentacjami, dokumentami tekstowymi i arkuszami. Wszystko to uzupełnia magazyn plików Google Drive. 

W zależności od poziomu dostępu do Twoich plików użytkownicy mogą je przeglądać, komentować albo edytować. 

Bezpłatnie dostępne jest 15 GB przestrzeni dyskowej. W płatnej wersji G Suite dostępna jest dodatkowa przestrzeń, poczta firmowa i inne funkcje. 

OneNote — przechowywanie notatek 

Alternatywy: Evernote, Google Keep i Notion 

Działa na urządzeniach mobilnych (iOS, Android), jako usługa webowa oraz jako aplikacja w Windowsie i macOS. 

Używanie Google Docs do przechowywania drobnych notatek jest niewygodne. Dlatego przyda Ci się OneNote (albo jego odpowiedniki). To usługa chmurowa, która pozwala przechowywać i porządkować ważne informacje robocze (linki, przypomnienia, numery telefonów i tak dalej). Jest też możliwość pracy zespołowej nad plikami. Intuicyjny interfejs upraszcza pracę. 

Ważną zaletą OneNote jest wsparcie pracy zespołowej — do dokumentów można dodawać załączniki w różnych formatach, w tym komentarze wideo i audio. 

W wersji bezpłatnej każdy użytkownik dostaje 5 GB na notatki. Wykupując firmową subskrypcję Office 365 Business, otrzymasz 1 TB przestrzeni dyskowej dla całego zespołu. 

Evernote — kolejny wygodny magazyn notatek 

Dostępny jako usługa webowa, klient dla Windowsa oraz aplikacja dla iOS i Androida. 

Główny konkurent OneNote. Pozwala zapisywać pliki tekstowe, strony internetowe, pliki audio, zdjęcia i inne rodzaje plików. Usługa przewiduje funkcje kopii zapasowych i synchronizacji przy pracy z różnych urządzeń. 

Dostępne jest też rozszerzenie do Chrome'a — Evernote Web Clipper. 

Asana — system zarządzania projektami 

Zgodna z: web, Android, iOS. 

Warianty alternatywne: Podio, Basecamp.

Usługa umożliwia planowanie strategiczne i zarządzanie projektami na długim dystansie. Zyskujesz możliwość różnego strukturyzowania strumienia zadań. 

W Asanie wszystkie zadania dzielą się na duże grupy — projekty. Dla projektów przewidziano różne szablony. Może to być kalendarz publikacji treści, plan prac nad stroną czy harmonogram składania rozmaitych raportów. 

Bezpłatna wersja Asany nadaje się dla zespołów do 15 osób. 

Trello — prosta i wygodna usługa oparta na metodyce kanban 

Działa na wszystkich głównych platformach i systemach operacyjnych. 

Usługa zbudowana jest na metodyce kanban. To popularne podejście do zarządzania projektami. Według tej metody każde zadanie przechodzi kilka etapów. Na przykład: zaplanowane, w pracy, do zatwierdzenia, zakończone. Ten pomysł czyni proces pracy bardziej przejrzystym. Elementy kanbanu wykorzystuje kilka podobnych usług. 

W Trello wszystkie zadania podzielone są na tablice (boards). Na każdej z tablic można tworzyć łańcuchy zadań. Gdy zadanie jest wykonane, przenosi się je na kolejną listę. Na przykład: gdy tekst jest napisany, wykonawca dołącza do karty link do dokumentu Google i przenosi ją z kolumny W pracy do kolumny Gotowe. 

Twórcy Trello doprowadzili zasadę prostoty niemal do absolutu. Dlatego niektórym projektom i firmom system może nie odpowiadać. 

Płatna wersja Trello oferuje: 

• automatyzację pracy z zadaniami;

• więcej niż 10 tablic na zespół;

• rozszerzone możliwości formatowania zadań. 

MindMeister — narzędzie do tworzenia map myśli 

Zgodny z iOS, Androidem, web. 

Odpowiedniki: Mindomo, MindMup. 

Mapa myśli to forma zapisu planów i danych, która pozwala przedstawić złożone projekty i idee w postaci schematu. We współczesnym biznesie mapy myśli stosuje się coraz częściej.

MindMeister oferuje wiele szablonów map myśli. Nie musisz długo zastanawiać się nad tym, jak zwizualizować informacje i podać je w zrozumiałej dla wszystkich formie. 

Bezpłatne konto może przechowywać maksymalnie 3 mapy myśli. Użytkownicy z płatną subskrypcją nie mają ograniczeń co do liczby map. 

Zoom — wideokonferencje według harmonogramu i udostępnianie ekranu

Zgodny z web, iOS, Androidem 

Odpowiedniki: Skype dla firm, Slack, Hangouts Meet.

Rozmowy wideo i spotkania grupowe to ważny element komunikacji biznesowej na odległość. W wielu przypadkach trzeba widzieć rozmówcę i pokazać mu ekran swojego komputera ze schematami i dokumentami. 

Te zadania rozwiązuje Zoom. Pozwala on: 

• prowadzić grupowe wideokonferencje (w wersji bezpłatnej do 40 minut, w płatnej bez ograniczeń);

• wymieniać wiadomości tekstowe w trakcie konferencji;

• zapisywać nagranie rozmowy do późniejszego obejrzenia;

• tworzyć konferencje z zabezpieczonym wejściem. 

Przez Zoom można prowadzić konferencje, prezentacje, konsultacje online i webinary. 

LightShot — program do zrzutów ekranu 

Przy pracy zdalnej zrzut ekranu często mówi więcej niż długie wyjaśnienia słowami. LightShot to szybki i prosty sposób na robienie zrzutów, zapisywanie ich i wysyłanie. 

Zrzuty ekranu można wysyłać przez komunikator, pocztą albo za pomocą linków (obrazy zapisują się na serwerze programu). 

Timely — narzędzie do mierzenia czasu 

Zgodny ze wszystkimi platformami i systemami operacyjnymi. 

Odpowiedniki: Harvest, Toggl 

Żeby oceniać produktywność, trzeba wiedzieć, ile czasu każdy członek zespołu poświęca na jedno zadanie. Dlatego pojawiły się narzędzia do mierzenia czasu. Timely integruje się z Asaną, Trello i innymi podobnymi usługami. Następnie usługa podaje analitykę działań pracowników przy zadaniach. 

Usługa jest w całości płatna. 

Wydzielony serwer wirtualny od Host4Biz 

Wydzielony serwer wirtualny (VDS, VPS) to ważne narzędzie dla firm o złożonej infrastrukturze IT. Można na nim instalować oprogramowanie, przechowywać strony i kopie zapasowe informacji roboczych. Właściciel serwera wirtualnego otrzymuje pełne prawa administracyjne. 

Takie rozwiązanie zapewnia większe bezpieczeństwo niż zwykły hosting. Serwerami wydzielonymi zarządzają systemy Windows albo Linux, zależnie od potrzeb użytkownika. 

Host4Biz udostępni Ci VPS w europejskich centrach danych. 

Podsumowanie 

Przejście na pracę zdalną to trudne, ale całkiem wykonalne zadanie dla biznesu. Dobierając właściwe narzędzia i ustawiając proces, możesz nawet zaoszczędzić na wielu pozycjach kosztów. 

Mamy nadzieję, że artykuł był dla Ciebie maksymalnie przydatny. Życzymy wszystkim naszym czytelnikom i klientom sukcesów oraz stabilności.