Scrum: czym jest i jak pomoże zwiększyć produktywność?

Przy pracy nad złożonym produktem ogromną rolę odgrywa to, jak zorganizujesz proces. Dlatego w IT tak ceni się dobrych kierowników projektów i innych specjalistów, którzy znają się na metodach zarządzania projektami. 

Obecnie takich metod jest siedem: 

• klasyczne zarządzanie projektami;

• Lean;

• Kanban;

• Six Sigma;

• Prince 2;

• Agile;

• Scrum. 

W tym artykule opowiemy o Scrumie: o cechach i podstawowych pojęciach tej metody zarządzania frameworkami. 

Scrum skupia uwagę całego zespołu na zgranej pracy, pomaga się samoorganizować i wyciągać maksimum z wcześniejszych doświadczeń. Analiza udanych i nieudanych działań to jeden z obowiązkowych elementów pracy w Scrumie, a wyniki tej analizy wdraża się w proces pracy możliwie szybko.  

Metodę Scrum stosuje się najczęściej przy tworzeniu aplikacji i usług IT. Podejście jest jednak uniwersalne i nada się do różnych projektów. 

Metoda obejmuje korzystanie ze specjalnych narzędzi, regularne spotkania i szczególne role dla poszczególnych członków zespołu. 

Scrum i Agile: różnice, cechy wspólne, wzajemny związek

Nawet kierownicy projektów czasem mylą Scrum i Agile. Oba podejścia łączy idea nieustannego doskonalenia. Główna różnica polega na tym, że Scrum jest metodą, a Agile sposobem myślenia i oceny sytuacji w pracy, który niesie wartości i zasady pomagające zmienić stosunek do pracy.

Wśród najważniejszych: 

• aktywna, bliska współpraca;

• zdolność dostosowania się do zmieniających się zadań i warunków;

• gotowość i umiejętność zmiany podejścia w miarę zdobywania doświadczenia. 

W istocie Scrum to praktyczna realizacja idei Agile jako fundamentu. 

Wielu łatwiej zacząć przejście na Agile właśnie od wdrożenia zasad Scruma w codziennej praktyce. 

Scrum jest z natury heurystyczny. Na początku projektu zespół nie może mieć pełnej informacji, nawet jeśli klient dostarczy szczegółowy brief. Z drugiej strony Scrum zapewnia elastyczność potrzebną do dostosowania się do zmiennych warunków. Proces pracy w tej metodzie dopuszcza zmianę priorytetów i krótkie cykle. 

Czym są artefakty pracy w podejściu Scrum? 

W Scrumie istnieje pojęcie artefaktu. Tak nazywa się wszystko, co zespół tworzy w toku pracy nad projektem, w tym narzędzia rozwiązania problemu. Są trzy rodzaje: 

• backlog produktu;

• efekt pracy, produkt albo przyrost (z zadanymi kryteriami gotowości, które zespół ustala wcześniej);

• backlog bieżącego sprintu. 

Backlog produktu to główna lista zadań do wykonania. Za jego prowadzenie odpowiada menedżer produktu albo jego właściciel. Ta osoba musi nieustannie wracać do backlogu produktu, aktualizować go, zmieniać priorytety i uzupełniać o bieżące informacje. 

Backlog sprintu to lista drobniejszych zadań, historyjek użytkownika i błędów planowanych do naprawy w tym cyklu. Każdy sprint zespół planuje wcześniej na osobnym spotkaniu, na którym wybiera, które zadania z backlogu najlepiej wykonać w tym sprincie. Powinien być tu kluczowy cel sprintu. 

Przyrost to logicznie i funkcjonalnie zamknięty produkt sprintu, gotowy do użycia i pokazania. W wielu firmach po zakończonym sprincie odbywają się specjalne prezentacje, na których przyrost się przedstawia. Terminu tego używa się rzadko; częściej pojawia się pojęcie celu, produktu albo efektu sprintu. W każdym razie muszą istnieć jasne kryteria gotowości produktu, a zależą one od konkretnego zespołu, firmy i jej specyfiki. 

Spotkania, regularne wydarzenia i ich rola w Scrumie   

Jedną z cech Scruma jest stosowanie rozmaitych spotkań. Główne rodzaje: 

• Prowadzenie i porządkowanie backlogu. Odpowiada za nie właściciel produktu: prowadzi listę celów i cech oraz zmienia priorytety. W praktyce dzieje się to zarówno w ramach spotkań, jak i poza nimi.

• Planowanie sprintu. Na takich spotkaniach zespół pod opieką scrum mastera planuje swoją pracę w nadchodzącym cyklu. Wszyscy wypowiadają się o priorytetach, kryteriach gotowości i możliwych czynnikach ryzyka dla pomyślnego zamknięcia cyklu. 

• Spotkania scrumowe (codzienne stand-upy). Maksymalnie krótkie spotkania odbywające się o tej samej porze, trwające nie dłużej niż 15 minut. Ich celem jest to, żeby każdy członek zespołu rozumiał, co ma robić w ciągu najbliższego dnia pracy. 

• Przegląd sprintu. Na tym spotkaniu przegląda się i omawia wyniki sprintu. 

• Retrospektywa. Omawia się tu udane i nieudane decyzje. Takie spotkania pomagają zespołowi skupić się na konstruktywnych wnioskach, a nie na negatywnych emocjach z powodu błędnych decyzji. 

Trudności w stosowaniu

Nic na świecie nie jest bez skazy, dotyczy to również metod zarządzania projektami. Ze stosowaniem Scruma wiążą się pewne trudności: 

• Kwestie prawne. Metoda nie zakłada sztywnego briefu ani wyraźnych ram budżetu, a w takiej sytuacji trudno zapisać warunki współpracy w umowie. 

• Sytuacje, w których Scrum się nie nadaje. Tej metody nie da się użyć przy zamówieniach publicznych ani przy zaniżonych terminach i budżetach. Inne podejścia do zarządzania projektami pozwalają zamknąć projekt w takich warunkach, ale efekt i jakość produktu będą wyraźnie gorsze.

• Jeśli Scruma używa się do tworzenia, uruchamiania i utrzymania stron, na etapie projektu graficznego i treści trzeba wyjść poza ramy metody. Te elementy produktu mają bowiem swoją specyfikę, która nie pozwala dzielić ich tworzenia na sprinty. 

• Metoda wymaga od wszystkich bez wyjątku uczestników skłonności i zdolności do pracy zespołowej, a z tym często bywa kłopot. Zespół czasem trzeba złożyć na nowo. 

• Praktyka codziennych spotkań jest dla części ludzi niekomfortowa, dlatego wiele firm i zespołów z niej rezygnuje albo ją modyfikuje. 

• Jeśli z jakichś powodów członek zespołu czasowo lub ostatecznie z niego wypada, pojawia się ryzyko zamknięcia sprintu później niż planowano. 

• Wielu trudno przystosować się do tej metody. Wdrożenie potrafi się przeciągnąć, a jakość produktu w tym czasie cierpi. Klient bywa wtedy skrajnie niezadowolony. 

Dlaczego Scrum jest tak popularny? 

Metoda Scrum jest maksymalnie prosta: nadaje rytm i reguły procesu pracy, dopuszczając przy tym elastyczność i możliwość dostosowania jej do różnych obszarów biznesu. Do planowania zadań metodą Scrum można stosować rozmaite serwisy online, w tym Leantime. 

Metodę tę stosuje się przy tworzeniu oprogramowania, serwisów online i innych produktów. Jej cechą jest również to, że podejście pozwala przyspieszyć wydanie i dostarczyć klientowi wartościowy produkt, który można dalej ulepszać. 

Do innych zalet Scruma zalicza się: 

• Rosnącą jakość obsługi klienta. Klient dostaje więcej wartości i lepszy produkt w przewidywalnym terminie. Zespół tymczasem jaśniej rozumie sytuację i podejmuje skuteczniejsze decyzje. A to znaczy, że obie strony są zadowolone ze współpracy. 

• Każdy członek zespołu lepiej rozumie zadanie i przy odpowiedniej samodyscyplinie pracuje skuteczniej. 

• Znikają przyczyny wewnętrznych konfliktów i nieporozumień w zespole.

• Pracując w Scrumie, projekty można uruchamiać maksymalnie szybko przy minimalnym budżecie.

• Scrum poprawia kontrolę nad przebiegiem projektu i wykorzystaniem budżetu. 

• Pojawia się możliwość uzupełniania briefu w toku projektu.  

To właśnie uniwersalność, nastawienie na nieustanne doskonalenie i zauważalny przyrost produktywności czynią Scrum jednym z najpopularniejszych podejść do zarządzania projektami. 

Ten sposób zarządzania projektami opiera się na samodyscyplinie pracowników, ich rozumieniu podstawowych zasad i wysokim poziomie wiedzy technicznej. Do jego wdrożenia ważne są komfortowe środowisko pracy i narzędzia do porządkowania informacji. Takie usługi zapewnia Host4Biz w pakiecie Business Box.