System kanban: elastyczna i prosta metoda zarządzania projektami

Od skutecznego zarządzania projektami w digitalu zależy dotrzymywanie terminów, efekt, a więc i rentowność firmy. Żeby ułożyć współpracę wewnątrz zespołu i pracę z klientem, firmy stosują różne metody zarządzania projektami. Jedną z nich jest kanban. Co znaczy to dziwne słowo i jakie idee za nim stoją? Opowiemy dokładniej.

Czym jest kanban? 

Kanban to element filozofii agile — metoda usprawniania procesów w zespołach programistów, marketerów i innych specjalistów digitalowych. Główne idee znalazły się w Manifeście zwinnego wytwarzania oprogramowania: 

• Ludzie są ważniejsi niż narzędzia;

• Jakość jest cenniejsza niż dokumentacja;

• Dążenie i gotowość do zmian są ważniejsze niż jakikolwiek plan;

• Współpraca z klientem jest ważniejsza niż formalna umowa. 

Celem metody kanban jest tworzyć produkt dobrej jakości w zaplanowanym terminie. 

Praca w kanbanie zaczyna się od wizualizacji: procesy muszą być widoczne dla całego zespołu. Służą do tego karty, zestaw kolorowych karteczek albo serwisy online w rodzaju Leantime. 

Tablice kanban: czym są i jak działają?  

To kluczowy element metody, używany zarówno w Scrumie, jak i w Kanbanie. Każdy członek zespołu ma dostęp do tablic, żeby widzieć, na jakim etapie jest ważne zadanie. Tablica kanban bywa wirtualna albo fizyczna. Standardowym przykładem jest interfejs Trello, gdzie wyświetla się lista zadań. 

Jak kanban działa w projektach? 

W każdym projekcie marketingowym czy programistycznym proces można podzielić na kilka etapów. Żeby pracować metodą kanban, przeanalizuj proces i podziel go na etapy. Każdemu etapowi odpowiada jedna kolumna, a ich nazwy i liczba zależą od specyfiki projektu. Ważne, żeby zachować kolejność kolumn: dzięki temu w pracy pojawi się stan przepływu, a to kluczowa cecha kanbanu. 

Na tablicy zadaniom odpowiadają karty kanban z nazwą zadania i krótkim komentarzem. Opis powinien być zrozumiały, zwięzły i jednoznaczny. Kartę stopniowo przesuwa się po tablicy w prawo, w miarę jak zadanie przechodzi do kolejnych etapów. 

Tablic kanban można używać do prowadzenia kilku podobnych projektów. Są wtedy dwa warianty: 

• podzielić przestrzeń roboczą na kilka tablic;

• używać jednej tablicy, a zadania każdego projektu oznaczać określonym kolorem. 

Tablica daje też możliwość analizy procesów. Wszyscy członkowie zespołu widzą, które zadania się opóźniają, a mając tę wiedzę, można skorygować podejście do pracy. 

Druga funkcja tablic kanban to pokazanie wkładu każdego członka zespołu we wspólną sprawę. 

Kanban łączy elementy podejść agile i lean. Wyraźnych granic między tą trójką nie ma: wszystkie korzystają z dużego zestawu zasad, technik i chwytów, które można łączyć stosownie do projektu. 

Dlaczego wizualizacja w projektach kanbanowych jest tak ważna? 

Wizualizacja procesów pomaga śledzić przepływ i widzieć zarówno proces jako całość, jak i jego poszczególne elementy. Zobaczysz, jak zmiany odbijają się na efekcie. 

Pracując metodą kanban, ustal, ile zadań zespół może wykonywać jednocześnie. Dla każdego etapu liczba ta jest inna: na etapie pisania może być do dziesięciu artykułów, a w korekcie najwyżej trzy. 

Wizualizacja pomaga właściwie ocenić możliwości zespołu i wybrać optymalne tempo pracy. 

Dlaczego przepływ jest ważny i jak go osiągnąć? 

Wspomnieliśmy o stanie przepływu. To sytuacja, w której zadania dynamicznie przesuwają się z jednej kolumny do drugiej. Dzięki przepływowi zespół może: 

• wyraźnie poprawić jakość produktu;

• oszczędzać zasoby i czas projektu;

• zmniejszyć nakłady na produkt i jego koszt własny;

• zwiększyć produktywność. 

Przepływ może się zatrzymać. Co wtedy? Najpierw ustal, na którym etapie zadania się opóźniają — może to być redakcja tekstów albo testowanie. Potem zrozum przyczynę i usuń ją, na przykład zatrudniając kolejnego redaktora albo testera oprogramowania.  

Pamiętaj, że wielozadaniowość nie zgadza się z zasadami kanbanu. Każdy członek zespołu powinien mieć limit liczby zadań. 

Weź pod uwagę, że podejście kanbanowe ma również swoje wady. To tylko narzędzie i idealne być nie może. Kanban ma trzy główne wady: 

• im większy zespół, tym niższa jego skuteczność;

• nie nadaje się do projektów o złożonym procesie pracy;

• w tej metodzie planowanie długoterminowe jest niemal nierealne. 

Wnioski

Wdrożenie kanbanu w projektach wymaga od wszystkich uczestników poważnej samodyscypliny. Zasady pracy są tu proste, ale ważne, żeby się ich trzymać. Żeby korzystać z kanbanu wydajnie, podziel projekt na etapy i ustal możliwości zespołu oraz czas potrzebny na każde zadanie.  

Używaj kanbanu z narzędziem Leantime, żeby realizować projekty nawet w trybie pracy zdalnej. 

Zespół Host4Biz zapewni Ci niezawodny hosting i narzędzia z pakietu Business Box do skutecznej pracy zdalnej.